Download as PDF

Bekrefte ordre

Denne delprosessen består av følgende aktiviteter:

  • Behandle ordre og sende ordrebekreftelse
  • Motta og behandle ordrebekreftelse

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

  • Hvordan EDI brukes i varehandelen generelt, og i ordrebekreftelsesprosessen spesielt
  • Krav til EDI-meldinger
  • EDI utvekslingsavtale
  • Generisk beskrivelse av ordrebekreftelsesprosess
  • Vurderinger knyttet til leveringsdyktighet og midlertidig utsolgt
  • Bilaterale avtaler rundt fordeling av holdbarhetstid på produkter som omfattes av dette

Bruk av EDI i varehandelen

EDI – Electronic Data Interchange – brukes i dagligvarebransjen til å utveksle handelsdokumentene EDI-ordre, EDI-ordrekvittering, EDI-ordrebekreftelse, EDI-pakkseddel, EDI-faktura og EDI-fakturakvittering.
EDI finnes i ulike former, fra helautomatiserte løsninger hos kunde og leverandør, til web-løsninger basert på manuelle rutiner for utveksling av informasjon.
EDI benyttes for alle distribusjonsformer.

Oversikt over EDI-meldinger, og i hvilke prosesser de er brukt

Hvilke EDI-meldinger som skal brukes varierer med distribusjonsform.

En oversikt over dette, sammen med frister for når meldingene skal sendes er beskrevet i EDI-melding, distribusjonsform og frister.

Før EDI tas i bruk er det nødvendig å avklare hvilke meldinger som skal benyttes, meldingsformater, utvekslingsmåter, elektroniske meldingsadresser, mm. Dette gjøres i EDI Utvekslingsavtale.

Her spesifiseres også andre bilaterale forhold i tilknytning til utveksling av EDI-meldinger.

Hvordan komme i gang med EDI er beskrevet i Implementere EDI i varehandelen.

For å ta EDI i bruk må handelstransaksjonene oversettes til et EDI format.
Følgende formater er tilgjengelig:

Ved revidering av EDI-formatene dokumenteres dette i Endringslogg gjeldende versjon vs tidligere versjoner

Bekrefte ordre

Behandle ordre og sende ordrebekreftelse

Ved mottak av ordre skal leverandøren sjekke at ordren oppfyller bilaterale avtaler spesifisert i EDI utvekslingsavtale.

Sjekk av leveringsdyktighet

I ordrebekreftelsen skal det bekreftes om kunden får de bestilte varer eller ikke.

Det innebærer at det må sjekkes for leveringsdyktighet. Her gjelder følgende formulering fra STAND:

«Ordrebekreftelse sendes ut fra forståelsen «ready to deliver», som innebærer at leverandøren forventer å levere med «høy grad av sannsynlighet». Dette innebærer muligheten for at det kan oppstå et avvik mellom hva som bekreftes levert og hva som faktisk blir levert. Partene vil gå i dialog om eventuelle avvik på en konstruktiv og smidig måte.

Ved gjentagende avvik forbeholder partene seg retten til å inngå bilaterale avtaler for å rette forholdet».

Ved sjekk på leveringsdyktighet skal det tas hensyn til eventuelle bilaterale avtaler, som muliggjør at det kan leveres varer som under vanlige vilkår ikke oppfyller kravene til fordeling av total holdbarhetstid mellom aktørene. Se

Inngåelse av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhet.

Inngåelse av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhetstid

Risiko for matsvinn er knyttet til gjenværende holdbarhetstid på et produkt. For å unngå matsvinn har aktørene i dagligvarebransjen blitt enig om å utvise en fleksibilitet i verdikjeden for å kunne håndtere mindre avvik på fordeling av holdbarhetstid. Dette gjøres ved å inngå bilaterale avtaler.

Bilaterale avtaler vil bidra til mer fleksibel fordeling av holdbarheten og derved redusere matsvinn i verdikjeden (produsenter, distributører, detaljist), ved at det tas hensyn til konkrete og spesifikke forhold, som eksempelvis geografisk avstand til kunde/marked, og omsetningsvolum.

Dagligvarebransjen har definert en tabell for fordeling av total holdbarhetstid, basert på en tre-deling mellom produsent, distributør og detaljist/forbruker. Tabellen som er utarbeidet for dette gjelder med mindre annet er bilateralt avtalt.

For produkter med kort holdbarhet (42 dager eller mindre) vil forhold som avstand til markedet og omsetningsvolum være avgjørende for fastsetting av optimal fordeling av holdbarhetstid.

  • For produkter med holdbarhet mellom 17 og 42 dager oppfordres det å vurdere å inngå bilaterale avtaler
  • For produkter med holdbarhet under 17 dager skal det inngås bilaterale avtaler

Hvordan inngå bilaterale avtaler
Fordelingen av holdbarhet som angitt i tabellene er utgangspunkt for fastsetting av bilaterale avtaler. Alle parter kan ta initiativ til bilaterale avtaler, basert på forventet potensial mht. reduksjon av totalt svinn.

Beskrivelse av hvordan risikodeling skal håndteres, bør inkluderes i avtalene.

Måling av forbrukt holdbarhetstid i verdikjeden er et virkemiddel for å sikre fakta, og overvåke utvikling.

Noen eksempler på situasjoner hvor det kan være aktuelt å inngå bilaterale avtaler:

  • Avvikende dato fra tabellene i standarden

Et eksempel på å redusere svinn for varer med kort holdbarhet, er at en leverandør på Østlandet inngår en bilateral avtale med en kunde om bedre dato enn hva som står i tabellene for leveranser til for eksempel Nord-Norge, mens f.eks. Midt- og Vest-Norge får leveranser i henhold til tabellene og med mulighet for avvikende dato for mindre volumer for leveranser til Sør- og Øst-Norge.

  • Avvikende dato først i uken

Produkter som leveres i begynnelsen av en uke når raskt frem til distributør/distribunal og butikk før helgen, og er mindre utsatt for enklere datoavvik. Tilsvarende er det mindre hensiktsmessig å levere varer med «siste STAND-dag» eller med datoavvik på fredager, dersom de ikke vil bli mottatt av distributør/distribunal før søndag kveld/mandag.

  • Avvikende dato ved kampanjer

I forkant av en kampanjeperiode kan en avtale om levering med noen dagers datoavvik være aktuell, da disse produktene vil ha høyere rullering enn normalt på distributør/distribunal og i butikk. For å redusere risikoen for økt svinn ved lavere rullering enn normalt hos distributør/distribunal og i butikk i slutten av kampanjeperioden, bør man levere bedre dato enn angitt i tabellene.

  • Produkt/verdikjedespesifikke vurderinger

Avhengig av produkt/verdikjede kan det være hensiktsmessig å omfordele dager. For eksempel:

Produkt med ujevnt salg i butikk og/eller mye svinn i butikk.

Her kan det være hensiktsmessig å omdefinere dager fra leverandør og/eller distributør til butikkdager.

Produkt med jevnt salg i butikk og/eller lite svinn.

Her kan det være hensiktsmessig å omdefinere dager fra butikk og/eller distributør til leverandør.

Produkter det ikke er bilateral avtale på må ha en restholdbarhet som tilfredsstiller kravene til fordeling mellom aktørene som spesifisert i Tabell for fordeling av total holdbarhetstid på en vare.

Dersom en vare er midlertidig utsolgt er det et generelt ønske fra distributørene om at tidspunkt for når varen igjen er tilgjengelig for salg, skal returneres i ordrebekreftelsen.  Dette må imidlertid avtales bilateralt.

I tilknytning til dette gjelder følgende formulering fra STAND: «Dersom leverandøren ikke har systemer som gir mulighet til å informere om dette i ordrebekreftelsen er det et ønske fra distributørene at leverandørene på sikt skal kunne returnere dette, og at denne informasjonen skal kunne brukes aktivt i bestillingen.»

 

Reservering av kvantum til en ordrebekreftelse

Når ordrebekreftelsen sendes må leverandør reservere kvantumet som bekreftes levert, til den aktuelle ordren.

 

Bekreftet kvantum versus hva som kan leveres på leveransetidspunkt

Dersom det i ordrebekreftelsen bekreftes et antall som avviker fra hva som er bestilt, er det hva som er angitt i ordrebekreftelsen som skal inngå i leveransen til kjøper.

Dette gjelder også om leverandør i mellomtiden skulle bli leveringsdyktig.

Krav til ordrebekreftelsen

  • Ordrebekreftelsen skal sendes på EDI
  • Det skal sendes én ordrebekreftelse per bestilling
  • Ordrebekreftelsen skal sendes i henhold til frist
  • I ordrebekreftelsen skal det oppgis en kode som gir kunden en rask forståelse av status på bestillingen. Én av følgende koder skal sendes:
    • Ordren er akseptert og leveres fullt ut
    • Ordren er akseptert, men kan ikke leveres fullt ut
    • Ordren er akseptert, men inneholder ett eller flere varenummer som er utgått
    • Ordren er akseptert, men inneholder ett eller flere varenummer som er ukjent
    • Ordren er akseptert og sjekket for vareinformasjon, men beholdningsinformasjon/leveringsdyktighet er ikke kontrollert
    • Ordren er akseptert, men det er avvik på en linje med en ikke-definert årsak
    • Ordren avvist (normalt grunnet syntaktiske feil i selve ordren)

For crossdock gjelder følgende tilbakemelding i tillegg til ovenstående:

    • Ordren er akseptert, men kvantum på en linje er redusert etter avtale med sluttkunde
  • Det kan ikke sendes en ny ordrebekreftelse som skal erstatte en tidligere ordrebekreftelse, selv om leveringssituasjonen endres

 

Motta og behandle ordrebekreftelse

En ordrebekreftelse er en endelig avslutning på innkjøpsprosessen, og kunden skal derfor ikke svare på ordrebekreftelsen selv om denne skulle være endret ift. bestilling.

Ordrebekreftelsesnummeret fra leverandøren skal være unikt. Kunden skal avvise en ordrebekreftelse med et ordrebekreftelsesnummer som er mottatt og behandlet tidligere.

Hvordan ordrebekreftelsen brukes videre av kunden i interne systemer omfattes ikke av retningslinjene fra STAND.