Download as PDF

Utarbeide dokumentasjon, sende og motta Pakkseddel

I denne delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har, som kan være relevant ved utarbeidelse og oversendelse av dokumentasjon for en gitt leveranse.

I det vesentligste er dette knyttet til Pakkseddel, og hvordan denne brukes ift Standardpaller, Blandingspaller, Eksponeringsenheter og Kundepakkede paller, for distribusjonsformene:

  • Leveranser over distributør
  • Leveranser direkte til detaljist
  • Crossdock-leveranser

Områder som beskrives er:

  • Generelt om krav til leveransedokumentasjon
  • Bruk av EDI i varehandelen og hvordan EDI kan implementeres
  • Krav til utforming og innhold i Pakkseddel (meldingsbeskrivelse)
  • EDI utvekslingsavtale og hvordan denne skal benyttes for å dokumentere samhandling knyttet til bruk og utveksling av Pakkseddel

Bruk av EDI i varehandelen

EDI – Electronic Data Interchange – brukes i dagligvarebransjen til å utveksle handelsdokumentene EDI-ordre, EDI-ordrekvittering, EDI-ordrebekreftelse, EDI-pakkseddel, EDI-faktura og EDI-fakturakvittering.
EDI finnes i ulike former, fra helautomatiserte løsninger hos kunde og leverandør, til web-løsninger basert på manuelle rutiner for utveksling av informasjon.
EDI benyttes for alle distribusjonsformer.

Oversikt over EDI-meldinger, og i hvilke prosesser de er brukt

Hvilke EDI-meldinger som skal brukes varierer med distribusjonsform.

En oversikt over dette, sammen med frister for når meldingene skal sendes er beskrevet i EDI-melding, distribusjonsform og frister.

Før EDI tas i bruk er det nødvendig å avklare hvilke meldinger som skal benyttes, meldingsformater, utvekslingsmåter, elektroniske meldingsadresser, mm. Dette gjøres i EDI Utvekslingsavtale.

Her spesifiseres også andre bilaterale forhold i tilknytning til utveksling av EDI-meldinger.

Hvordan komme i gang med EDI er beskrevet i Implementere EDI i varehandelen.

For å ta EDI i bruk må handelstransaksjonene oversettes til et EDI format.
Følgende formater er tilgjengelig:

Ved revidering av EDI-formatene dokumenteres dette i Endringslogg gjeldende versjon vs tidligere versjoner

Utarbeide dokumentasjon, sende og motta EDI Pakkseddel

Utarbeide dokumentasjon

STAND stiller ingen direkte krav til hvilken dokumentasjon som skal følge eller dokumentere en leveranse, foruten at EDI Pakkseddelalltid skal brukes ved leveranser over distributøreller via crossdock.

For leveranser direkte til detaljistskal det bilateralt avtales om EDI Pakkseddel skal sendes.

Det er likevel innforstått at det kan være behov for dokumentasjon utover dette, som eksempelvis fraktbrev, transportdokumenter eller annen følgedokumentasjon.

Ved visse typer leveranser eller i gitte situasjoner kan det også være lovmessige krav til hvilken dokumentasjon som skal følge varelast.

Partene må bilateralt avtale hvilken dokumentasjon som kreves utover EDI Pakkseddel.

Sende pakkseddel

Når leverandør har plukket, merket og klargjort leveransen for henting (ved leveringsbetingelseEX Works) til avtalt tid og sted, skal han sende en pakkseddel iht. frist.

Én pakkseddel skal kun omfatte én ordre. Unntak fra dette kan forekomme ved crossdock.

Pakkseddelen skal ha referanse til tidligere ordre.

Pakkseddel skal kun inneholde de produkter og det antall som blir levert.
Unntak fra dette kan forekomme ved crossdock, men dette må i tilfelle avtales bilateralt.

Paller skal identifiseres med SSCC(Serial Shipping Container Code), og denne informasjonen skal sendes i pakkseddel.
SSCC er den viktigste sporingsnøkkelen, og knytter de enkelte produkter i leveransen opp til hvilken pall produktene befinner seg på.

Pakkseddel sendes med ulik grad av informasjonsdetaljering, avhengig av hvilken palltype leveransen består av, evt. hva som bilateralt er avtalt.

Normalt gjelder at:

  • Standardpall skal sendes på nivå 3
  • Blandingspall skal sendes på nivå 3
  • Kundepakkede paller skal sendes på nivå 4
  • Eksponeringsenhet skal sendes på nivå 4. Nivå 3 kan avtales bilateralt

For Eksponeringsenheter gjelder følgende formulering fra STAND:

«Dagligvarebransjen har et felles mål om at alle leveranser i størst mulig grad skal kunne spores gjennom hele verdikjeden. For Eksponeringsenheter oppnås dette kun gjennom å merke hver enkelt Eksponeringsenhet med en unik identifikator (SSCC) og sende denne i pakkseddel til kunden. Dette sikrer sporbarhet helt ut til detaljist.

I dag er det variabel praksis både hos kunder og leverandører hvilket nivå av pakkseddel som sendes og brukes på Eksponeringsenheter. Målet er at både handels- og industri-siden tilrettelegger systemene for å kunne sende og bruke nivå 4 av pakkseddel på Eksponeringsenheter, slik at ila 2019 skal alle pakksedler som omfatter Eksponeringsenheter sendes på nivå 4.»

For de som bruker TakeCargo for formidling av transport gjelder følgende:

  • Leverandørens sendingsnummer (fraktbrevnummer) skal sendes i pakkseddelmeldingen.
  • I Norge benyttes GS1 Sendingsnummer som unik identifikasjon av den enkelte sending. Dokumentasjon på oppbygning og struktur finnes på gs1.no.
  • Sendingsnummeret benyttes fortrinnsvis av transportørene. Fra kundene sendes det en Transportinstruks til transportøren (via TakeCargo) som beskriver selve forsendelsen. I transportinstruksen skal sendingsnummer inngå. Det er et krav at det sendingsnummer som sendes i pakkseddelmeldingen også er påført transportdokumentene som overleveres transportøren når godset avhentes.

Pakkseddel kan også sendes til lastbæreraktøren (eksempelvis NLP) med informasjon om antall paller av hver palltype som inngår i palleutvekslingsordningen.
Denne informasjonen muliggjør automatisk oppdatering av pallesaldo mellom kunde og leverandør.
Bruk av pakkseddel for oppdatering av lastbærerinformasjon må avtales med lastbæreraktør før den tas i bruk.

I pakkseddel kan det også oppgis antall pallplassersom leveransen opptar på bil. Denne informasjonen kan distributøren ved leveringsbetingelse Ex Works bruke til å kalkulere transportbehovet, og derved sende riktig størrelse på bil når leveransen skal hentes.

Motta pakkseddel

Ved mottak av pakkseddel kan kunden planlegge og forberede varemottak.
Bruk av pakkseddel forenkler varemottak og inneholder i tillegg til annen informasjon, også sporingsinformasjonpå varelasten.

Pakkseddelnummeret skal være unikt for hver pakkseddel som sendes fra leverandør.
Kjøper skal avvise en pakkseddel med pakkseddelnummer som er mottatt og behandlet tidligere.

Hvordan pakkseddel brukes videre av kunden i interne systemer omfattes ikke av retningslinjer fra STAND.