Download as PDF

Logging av sporingsinformasjon

I denne delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har som gjelder for sporing av råvarer, innsatsfaktorer, emballasje og ferdigvarer omsatt i varehandelen.

Områder som beskrives er:

  • Hva er sporing
  • Hvilke produktområder er omfattet av sporingskrav
  • Hvilke sporingskrav gjelder
  • Hvilken sporingsinformasjon skal registreres
  • Sporingsalternativer

Retningslinjer og rutiner for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking

 STAND har i sitt rammeverk definert retningslinjer, anbefalinger og beste praksis for hvordan produkter skal omsettes i distribusjonskjeden, og hvordan informasjon om dette skal utveksles mellom partene.

Sentralt i dette er hensynet til forbruker og hans forventning til trygg mat.

Retningslinjene for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking definerer ikke kvalitetskrav til maten, men beskriver hvilke rutiner og prosesser bransjen har etablert for å begrense eventuelle skadevirkninger om det skulle inntreffe en hendelse eller krise knyttet til et produkt.

Beste praksis

Retningslinjene beskriver beste praksis på området.
Ved å følge STAND sitt rammeverk vil retningslinjene være oppnåelig for alle involverte parter.

Noen viktige forutsetninger for beste praksis.

  • Rutiner og prosesser må være enkle, forutsigbare og intuitive
  • Produkter og leveranser/lastbærere må merkes på en omforent, standardisert og korrekt måte slik at de kan spores gjennom verdikjeden.
  • Produktinformasjon må være registrert i Tradesolution EPD
  • Detaljert sporingsinformasjon må utveksles digitalt mellom partene, og følge produktene gjennom verdikjeden.
  • Tiltak må skje raskt når en hendelse eller krise inntreffer

Ved at en samlet bransje følger STAND sitt rammeverk fullt ut ivaretas forbrukernes krav og forventning til trygg mat.

Målsetting for retningslinjene

Retningslinjene har som mål «Å bidra til å oppfylle forbrukernes forventninger til trygge produkter».

Målgruppe for retningslinjene:

  • Alle som kan eller vil bli involvert i en eventuell tilbakekalling eller tilbaketrekking
  • Alle som er involvert i produksjon eller merking av produkter og emballasje som omfattes av retningslinjene

Produkter/områder som retningslinjene gjelder for:

  • Anbefales benyttet på matvarer og non-food produkter, unntatt legemidler.
  • Innsatsvarer, planter, dyr eller næringsmidler
  • Materialer og gjenstander som er bestemt til å komme i kontakt med, eller kan ha innvirkning på innsatsvarer eller næringsmidler.

Legemidler er unntatt fra retningslinjene. Her henvises det til eget regelverk, ikke beskrevet her.

Enkelte typer næringsmidler kan være pålagt ytterligere krav om sporing fra myndighetene utover hva som er beskrevet her. Eksempel er EUs nye tobakksdirektiv (EU 2014/40) som skjerper krav til sporbarhet på tobakksprodukter, men som ikke er beskrevet her.

Krav til sporing av produkter

Lovverket krever at den enkelte bedrift skal ha systemer for å kunne dokumentere hvilke produkter som er kjøpt fra den enkelte leverandør, og hvilken kunde som har kjøpt bedriftens ferdigvarer.

Dette inkluderer også råvarer og andre innsatsfaktorer som er omfattet av lovverket.

Det er ikke krav i lovverket til hvilke typer systemer som skal brukes til dette.

Bedrifter kan praktisere mer omfattende systemer for sporing enn hva minimumskravene i lovverket pålegger, men dette er enten basert på selvpålagte krav eller avtaler med, og pålegg fra avtalepartene.

Sporing innebærer å kunne følge den fysiske varestrømmen. Dette omtales gjerne som kjedesporbarhet, og forutsetter at alle aktører oppfyller kravene og følger retningslinjene for sporing.

Med sporing legges til grunn lovverkets krav til at alle parter skal kunne spore sine produkter ett ledd fremover og ett ledd bakover i verdikjeden.

Sporing ett ledd fremover:

Dette betyr til den adresse produktene er levert til.

Et fakturasystem som inneholder informasjon om varenummer/varenavn, kundenummer/kundenavn og fakturadato er tilstrekkelig for å kunne spore ett ledd framover i verdikjeden.

Hvis bedriften har et partibegrep, bør dette være inkludert i fakturaen, pakkseddelen og lignende, eller at bedriftens eget ekspedisjonssystem er direkte knyttet mot fakturaen.

Sporing ett ledd bakover:

Dette betyr den adressen produktene er levert fra.

Bedriften må føre en logg på mottatte produkter som beskriver hvilke produkter som er kjøpt fra hvem og i hvilken kvantitet på dato.

Dersom adressene for hvor produkter leveres fra eller leveres til ikke er i samsvar med det juridiske eierskapet til produktene og fakturagangen, bør dette avtales separat mellom partene.

Krav til sporingsinformasjon og merking

Sporingsinformasjonen har som hovedformål å legge et grunnlag for effektiv sperring, tilbaketrekking eller tilbakekalling av produkter.

Sentral sporingsinformasjon er:

  • GTIN (Global Trade Item Number) – Unik identifikasjon av produkter
  • GLN (Global Location Number) – Unik identifikasjon av aktører, hentesteder, leveringssteder oa.
  • SSCC (Serial Shipping Container Code) – Unik identifikasjon av lastbærere/paller
  • Batch-/lot nummer – Et entydig partibegrep, definert av leverandør/produsent
  • Holdbarhetsdato – Enten Best før eller Siste forbruksdag

Det er et krav at produktene merkes for å muliggjøre sporing.

Merkingen må være påført produktets emballasje og være leselig.

For ferdigvarer omsatt mellom leverandør og distributør/detaljist gjelder følgende:

Informasjon som skal være merket:

  • Leverandørens navn
  • Varebetegnelse
  • Varenummer identifisert med et GTIN.
  • Best før dato/siste forbruksdag dersom det er krav om dette
  • Batch/Lot-nummer dersom det er krav om dette

Lastbærer (for eksempel pall) skal være merket med SSCC.

Avsender skal i sitt system ha oversikt over hvilken mottaker produktet er sendt til, og likeledes skal mottaker ha oversikt over hvilken avsender produktet er mottatt fra. Både avsender og mottaker skal være identifisert med GLN.

Avsender skal registrere i sitt system:

  • Mengde som er sendt
  • Forsendelsesdato
  • Mottaksdato (hvis denne er kjent)

Mottaker skal registrere i sitt system:

  • Mengde som er mottatt
  • Forsendelsesdato (hvis denne er kjent)
  • Mottaksdato

For råvarer og andre innsatsfaktorerer gjelder følgende:

  • GTIN skal brukes for identifikasjon av innsatsfaktor/råvare dersom dette finnes
  • GLN skal brukes for identifikasjon av leverandører av avsender dersom dette finnes

Mer om sporingsinformasjon og hvordan produktet kan spores i verdikjeden er beskrevet her Anbefalt sporingsmetode i verdikjeden.