Download as PDF

Retningslinjer og rutiner for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking

 STAND har i sitt rammeverk definert retningslinjer, anbefalinger og beste praksis for hvordan produkter skal omsettes i distribusjonskjeden, og hvordan informasjon om dette skal utveksles mellom partene.

Sentralt i dette er hensynet til forbruker og hans forventning til trygg mat.

Retningslinjene for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking definerer ikke kvalitetskrav til maten, men beskriver hvilke rutiner og prosesser bransjen har etablert for å begrense eventuelle skadevirkninger om det skulle inntreffe en hendelse eller krise knyttet til et produkt.

Beste praksis

Retningslinjene beskriver beste praksis på området.
Ved å følge STAND sitt rammeverk vil retningslinjene være oppnåelig for alle involverte parter.

Noen viktige forutsetninger for beste praksis.

  • Rutiner og prosesser må være enkle, forutsigbare og intuitive
  • Produkter og leveranser/lastbærere må merkes på en omforent, standardisert og korrekt måte slik at de kan spores gjennom verdikjeden.
  • Produktinformasjon må være registrert i Tradesolution EPD
  • Detaljert sporingsinformasjon må utveksles digitalt mellom partene, og følge produktene gjennom verdikjeden.
  • Tiltak må skje raskt når en hendelse eller krise inntreffer

Ved at en samlet bransje følger STAND sitt rammeverk fullt ut ivaretas forbrukernes krav og forventning til trygg mat.

Målsetting for retningslinjene

Retningslinjene har som mål «Å bidra til å oppfylle forbrukernes forventninger til trygge produkter».

Målgruppe for retningslinjene:

  • Alle som kan eller vil bli involvert i en eventuell tilbakekalling eller tilbaketrekking
  • Alle som er involvert i produksjon eller merking av produkter og emballasje som omfattes av retningslinjene

Produkter/områder som retningslinjene gjelder for:

  • Anbefales benyttet på matvarer og non-food produkter, unntatt legemidler.
  • Innsatsvarer, planter, dyr eller næringsmidler
  • Materialer og gjenstander som er bestemt til å komme i kontakt med, eller kan ha innvirkning på innsatsvarer eller næringsmidler.

Legemidler er unntatt fra retningslinjene. Her henvises det til eget regelverk, ikke beskrevet her.

Enkelte typer næringsmidler kan være pålagt ytterligere krav om sporing fra myndighetene utover hva som er beskrevet her. Eksempel er EUs nye tobakksdirektiv (EU 2014/40) som skjerper krav til sporbarhet på tobakksprodukter, men som ikke er beskrevet her.

Rutiner omfattet av retningslinjene

Lovmessig forankring av retningslinjene

 Retningslinjene er bl.a. basert på norsk eller europeisk regelverk om mattrygghet og sporbarhet:

  • Lov om produktansvar av 23.12.1988
  • Lov om matproduksjon og mattrygghet mv. av 19.12.2003 (Matloven)
  • Forskrift om internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen (IK-mat forskriften)
  • EU Food Law (Forordning EC 178/2002)
  • Directive 94/62/EC on packaging and packaging waste

Hver og en plikter å sette seg inn i det regelverk som gjelder for de produkter din virksomhet omsetter.

Lovverket stiller ikke krav til hvordan sporing skal utføres, og hvilke systemer som sporingsinformasjon skal registreres i. Manuelle systemer kan være tilstrekkelig så lenge kravene til sporing og sporingsinformasjon er ivaretatt. 

Rutiner

Retningslinjene dekker to rutiner

  • Krav til, og hvordan utforme beredskapsrutiner
  • Iverksetting av tiltak dersom en hendelse eller krise skulle oppstå

Utarbeide beredskapsrutiner

I dette inngår

  • Utarbeide en risikoanalyse
  • Utarbeide en beredskapsplan
  • Krav til sporing av produkter
  • Krav til sporingsinformasjon og merking

Utarbeide en risikoanalyse 

Sentralt i lovgivningen står den enkelte bedrifts plikt til å foreta en risikoanalyse over hvilken helserisiko produktene representerer, og hvordan bedriften vil forholde seg til dette når det gjelder sporbarhet.

Analysen har som formål at den skal redusere/forhindre risiko gjennom

  • tilbaketrekking av produkter fra markedet, eller
  • effektiv varsling eller tilbakekalling av produkter fra forbrukerne.

Dette forutsetter at aktørene er kjent med de risikoer produktene måtte utgjøre og har en beredskap som sikrer at man reagerer raskt, riktig og effektivt ved uønskede hendelser. En riskoanalyse bør derfor utføres på nye produkter basert på en tenkt relevant hendelse, slik at den kan iverksettes så raskt som mulig dersom en virkelig hendelse skulle inntreffe for produktet.

Risikoanalysen består av tre elementer som både myndigheter og næring bør arbeide etter på lik måte:

  • Risikovurdering
  • Risikohåndtering
  • Risikokommunikasjon

Se mer om risikoanalyse her  Utforming og innhold i en riskoanalyse.

Utarbeide en beredskapsplan 

Dersom uønskede hendelser eller kriser oppstår er det viktig å være godt forberedt.

Mulige scenarier for hva som kan oppstå bør være tenkt igjennom, og hvordan dette skal håndteres.

Det må utarbeides en beredskapsplan som gjør at man kan takle situasjonen på en rask, riktig og effektiv måte. Beredskapsplanen må til enhver tid være korrekt og tilgjengelig for alle involverte.

I beredskapsplan inngår:

  • Å utpeke et kriseteam, med ansvar for sporbarhet, tilbakekalling og tilbaketrekking.
  • Interne og eksterne kontaktlister for raskt å nå alle som involveres eller blir berørt av en eventuell hendelse eller krise
  • Opplæring og øvelser i virksomhetens rutiner og instrukser for hvordan hendelser eller kriser skal håndteres. Øvelser bør være så realistiske som mulig, og gjennomføres med nærmeste ledd i verdikjeden
  • Denne må være enkelt tilgjengelig og kan eksempelvis bestå av
    • en kortfattet oversikt over kriseteam med deres roller og ansvarsområder
    • virksomhetens interne retningslinjer for håndtering av hendelser/kriser
    • kontaktlister
    • annen relevant dokumentasjon som er viktig å ha tilgang til om en hendelse eller krise skulle oppstå

Se mer om beredskapsplan her  Utforming og innhold i en beredskapsplan.

Krav til sporing av produkter

Lovverket krever at den enkelte bedrift skal ha systemer for å kunne dokumentere hvilke produkter som er kjøpt fra den enkelte leverandør, og hvilken kunde som har kjøpt bedriftens ferdigvarer.

Dette inkluderer også råvarer og andre innsatsfaktorer som er omfattet av lovverket.

Det er ikke krav i lovverket til hvilke typer systemer som skal brukes til dette.

Bedrifter kan praktisere mer omfattende systemer for sporing enn hva minimumskravene i lovverket pålegger, men dette er enten basert på selvpålagte krav eller avtaler med, og pålegg fra avtalepartene.

Sporing innebærer å kunne følge den fysiske varestrømmen. Dette omtales gjerne som kjedesporbarhet, og forutsetter at alle aktører oppfyller kravene og følger retningslinjene for sporing.

Med sporing legges til grunn lovverkets krav til at alle parter skal kunne spore sine produkter ett ledd fremover og ett ledd bakover i verdikjeden.

Sporing ett ledd fremover:

Dette betyr til den adresse produktene er levert til.

Et fakturasystem som inneholder informasjon om varenummer/varenavn, kundenummer/kundenavn og fakturadato er tilstrekkelig for å kunne spore ett ledd framover i verdikjeden.

Hvis bedriften har et partibegrep, bør dette være inkludert i fakturaen, pakkseddelen og lignende, eller at bedriftens eget ekspedisjonssystem er direkte knyttet mot fakturaen.

Sporing ett ledd bakover:

Dette betyr den adressen produktene er levert fra.

Bedriften må føre en logg på mottatte produkter som beskriver hvilke produkter som er kjøpt fra hvem og i hvilken kvantitet på dato.

Dersom adressene for hvor produkter leveres fra eller leveres til ikke er i samsvar med det juridiske eierskapet til produktene og fakturagangen, bør dette avtales separat mellom partene.

Krav til sporingsinformasjon og merking

Sporingsinformasjonen har som hovedformål å legge et grunnlag for effektiv sperring, tilbaketrekking eller tilbakekalling av produkter.

Sentral sporingsinformasjon er:

  • GTIN (Global Trade Item Number) – Unik identifikasjon av produkter
  • GLN (Global Location Number) – Unik identifikasjon av aktører, hentesteder, leveringssteder oa.
  • SSCC (Serial Shipping Container Code) – Unik identifikasjon av lastbærere/paller
  • Batch-/lot nummer – Et entydig partibegrep, definert av leverandør/produsent
  • Holdbarhetsdato – Enten Best før eller Siste forbruksdag

Det er et krav at produktene merkes for å muliggjøre sporing.

Merkingen må være påført produktets emballasje og være leselig.

For ferdigvarer omsatt mellom leverandør og distributør/detaljist gjelder følgende:

Informasjon som skal være merket:

  • Leverandørens navn
  • Varebetegnelse
  • Varenummer identifisert med et GTIN.
  • Best før dato/siste forbruksdag dersom det er krav om dette
  • Batch/Lot-nummer dersom det er krav om dette

Lastbærer (for eksempel pall) skal være merket med SSCC.

Avsender skal i sitt system ha oversikt over hvilken mottaker produktet er sendt til, og likeledes skal mottaker ha oversikt over hvilken avsender produktet er mottatt fra. Både avsender og mottaker skal være identifisert med GLN.

Avsender skal registrere i sitt system:

  • Mengde som er sendt
  • Forsendelsesdato
  • Mottaksdato (hvis denne er kjent)

Mottaker skal registrere i sitt system:

  • Mengde som er mottatt
  • Forsendelsesdato (hvis denne er kjent)
  • Mottaksdato

For råvarer og andre innsatsfaktorerer gjelder følgende:

  • GTIN skal brukes for identifikasjon av innsatsfaktor/råvare dersom dette finnes
  • GLN skal brukes for identifikasjon av leverandører av avsender dersom dette finnes

Mer om sporingsinformasjon og hvordan produktet kan spores i verdikjeden er beskrevet her Anbefalt sporingsmetode i verdikjeden.

Iverksetting av tiltak dersom en hendelse eller krise skulle oppstå

 Alarm/varsling

En hendelse kan oppstå i alle ledd i verdikjeden, hos forbruker, detaljist, distributør eller hos leverandøren selv. Det er viktig at leverandøren så raskt som mulig blir varslet.

Varsel om hendelse skal gis til ett varslingspunkt hos hver enkelt aktør. Varslingspunktet skal være avtalt på forhånd, og alltid være betjent/tilgjengelig.

Bransjen har besluttet at for produkter som er registrert i Tradesolution EPD skal Tradesolution sin ReCall-portal brukes for sperring, tilbakekalling eller tilbaketrekking. Tilgang fås ved henvendelse til epd@tradesolution.no

For produkter som ikke er registrert i Tradesolution EPD kan Varslingsskjema til bruk ved tilbakekalling, tilbaketrekking eller sperring av en vare benyttes forutsatt at dette er avtalt mellom leverandør og kjede. Varslingsskjema kan lastes ned fra Nedlastinger.

Krav til informasjon som skal følge alarm/varsling

For å identifisere omfang av alarm/varsling skal alltid produktets GTIN/EPD, best før dato, batch-/Lot nummer og SSCC på berørte paller oppgis. Dette gjelder uavhengig av om produktet er registrert i Tradesolution EPD eller ikke.

Ved å benytte portalen sikres leverandøren

Forutsetning for å bruke portalen er at produktet er registrert i Tradesolution EPD.

Produkter som ikke er registrert i Tradesolution EPD må følges opp på annen måte. Dette er ikke definert i retningslinjene.

Ved å benytte portalen sikres leverandøren

  • Enklere, raskere og mer effektiv registrering, samt kvalitetssikring av den nødvendige produktinformasjonen
  • Trygghet for at nødvendig informasjon blir distribuert raskt og effektivt til alle aktuelle mottakere
  • Forenkling av dialogen mellom partene
  • All dialog og informasjonsutveksling gjøres i portalen og vil kunne logges og lagres.

Her kan du se en animasjon som viser hvordan en tilbakekalling kan utføres i praksis, vha ReCall-portal.
ReCall-portalen kan også brukes i situasjoner hvor man ønsker å trekke tilbake produkter med kvalitetsfeil.

Distributørene har bygget opp egne systemer og rutiner for varsling av krisesituasjoner og sperring av produktene videre mot sine distribusjonslagre og detaljister. Dette ligger ikke i ReCall-portalen.

Følgende rutine gjelder ved registrering av en hendelse eller krise

  1. Registrere ny sak
  2. Bestemme alvorlighet og helsefare
  3. Varsle berørte parter/mottakere
  4. Registrere distribusjon og hva som skal gjøres med produktet
  5. Angi sporingsinformasjon for berørte partier
  6. Beskrive ytterligere tiltak som skal gjennomføres, med pressemeldinger og annen tilleggsinformasjon
  7. Avslutte saken

Den praktiske gjennomføringen av rutinen er beskrevet her Rutine ved registrering av en hendelse eller krise, i Tradesolution ReCall portal.

Konklusjon

Bransjen bidrar gjennom retningslinjene til at forbrukernes krav og forventning til trygge produkter blir tilfredsstilt, forutsatt at en samlet bransje etterlever retningslinjene.

Om en hendelse eller krise skulle oppstå finnes det rutiner og verktøy som på en enkel, rask og sikker måte begrenser eventuelle skadevirkninger.

En nøyaktig og avgrenset tilbakekalling eller tilbaketrekking vil være mulig.

Dette reduserer kostnader for alle aktører i verdikjeden, og minimerer et mulig omdømmetap.